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A
vueltas con el correo, a menudo olvidamos que los sistemas informáticos
son máquinas a las que confiamos nuestra más preciada información
pero que algún día fallarán. Para evitar que esta situación destruya
nuestra información, hay que crear copias de seguridad. Aquí aprenderás
qué archivos hay que salvar, y dónde se ubican en el ordenador.
Cuando
hablamos de información no podemos olvidar que, por muy perfectos y
sofisticados que sean nuestros PCs, son máquinas que pueden fallar o
quedar bloqueadas algún infausto día y tragarse toda la información
almacenada. Para crear copias de seguridad de los archivos que contienen
los mensajes de correo, primero hay que saber dónde están y cómo se
llaman.
Antes
de realizar cualquier operación de copia de archivos del correo hay que
proceder a una operación de compactación de la información. Los
programas de correo como Microsoft Outlook y Netscape Messenger disponen
de funciones para que las carpetas o bandejas eliminen espacio
superfluo, como ya indicamos en nuestro anterior boletín.
Los
ficheros de datos
MS
Outlook organiza sus archivos de forma diferente según que se trate de
una versión "normal" o Express. Si en su ordenador ha
definido perfiles de usuario, los archivos estarán en:
C:\WINDOWS\Profiles\nombre
del usuario\Application Data\Microsoft
La
lista de contactos está en:
C:\WINDOWS\Profiles\nombre
del usuario\Application Data\Microsoft\Address Book
y
será un archivo denominado "nombre del usuario" y con extensión
.WAB.
También
puede que, si tiene definido funcionamiento en red, la ruta sea algo más
compleja, del estilo de:
C:\WINDOWS\Profiles\Application
Data\Identities\{2448….744F}\Microsoft\Outlook Express
O
incluso:
C:\WINDOWS\Profiles\nombre
del usuario\Application Data\Identities\{2448….744F}\Microsoft\Outlook
Express
Donde
{2448….744F} tendrá un valor diferente en cada caso. Como no es una
ruta fácil de localizar ni de manejar, lo mejor es utilizar la función
de búsqueda de Windows 98. Desde el menú Inicio - Buscar - Archivos o
carpetas, escriba "*.DBX" (sin los paréntesis) en el recuadro
Nombre, y seleccione el disco duro principal, usualmente C:, en el
recuadro Buscar en:. Verá aparecer una lista de archivos encontrados,
que se corresponden a los nombres de los buzones de correo (como Bandeja
de entrada, o Elementos eliminados).
Netscape
Messenger
Para
Messenger de Netscape los archivos están todavía más centralizados. Y
bastante más fácil de localizar. Abra la carpeta:
C:\Archivos
de programa\Netscape\Users\nombre de usuario
Donde
"nombre de usuario" debe ser sustituido por el nombre asignado
a la cuenta de correo durante el proceso inicial de configuración. Así,
comprobar que de allí salen varias carpetas y hay un cierto número de
archivos. Si elimina los archivos de caché del navegador, que también
están situados aquí en la carpeta Cache, el resto es información
relativa al usuario "nombre de usuario".
La
parte de los mensajes de correo se sitúa en la carpeta Mail. Si entra
allí observará que hay archivos con nombres similares a las carpetas
del correo. De hecho, son las carpetas de correo. Cuando se ha creado
una subcarpeta, Messenger crea un subdirectorio, es decir una
subcarpeta, a partir de este nivel.
Así
agrupados, resulta sencillo hacer una copia selectiva de cualquier
carpeta o, si la unidad en la que vuelca los datos los admite, de toda
la carpeta Mail.
Hay
un par de archivos interesantes en la carpeta "nombre de
usuario" que convendrá copiar. En "bookmark.htm" se
encuentra la lista de sitios web marcados, mientras que en PAB.NA2 está
el libro de direcciones con su valiosa información de los contactos de
correo.
Elementos
enviados
Con
la instalación inicial, los sistemas de correo dejan un ajuste para
pasar una copia de todo mensaje enviado a la carpeta Elementos enviados
(Outlook) o Sent (Messenger). Esto es conveniente como medio para
verificar el contenido de los mensajes salientes, pero también hace
crecer el tamaño de la carpeta. Sobre todo, si utiliza ficheros
adjuntos.
En
Messenger, tendrá que revisar el ajuste de la opción Colocar una copia
en la carpeta Sent de Correo local, que se localiza desde Edición -
Preferencias, Correo y grupos - Copias y carpetas. Si está marcada, que
es lo habitual, se guardará la copia. Desmarcando la casilla, el
mensaje es destruido una vez que se envía.
En
Outlook Express vaya al menú Herramientas - Opciones y en la solapa
Enviar, desactive la casilla de verificación Guardar copia de mensajes
enviados en "Elementos enviados". En Outlook, esta misma opción
se localiza en Herramientas - Opciones dentro de la solapa Enviar.
En
Outlook, hay una opción que transfiere los mensajes antiguos a un
archivo histórico. Esto se ejecuta al activar la opción Archivo -
Archivar, con una carpeta seleccionada. Pero también se realiza automáticamente
con la característica Autoarchivar. Los valores para autoarchivar se
fijan en Herramientas - Opciones.
Hay
una importante diferencia entre exportar y archivar. Al archivar, los
elementos originales se copian al archivo histórico y se eliminan de la
carpeta actual. Pero cuando se exporta una carpeta, los elementos
originales se copian al fichero indicado de exportación, pero no se
borran de la carpeta.
Si
no se cambian los ajustes iniciales del programa, Outlook, en ambas
versiones, envía los mensajes que autoarchiva a un fichero almacen.pst
que coloca en la carpeta c:\mis documentos.
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