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Copias

 

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Copias de seguridad del Correo

GLOSARIO:

-Autoarchivar: Eliminar automáticamente mensajes antiguos del sistema de correo, en Microsoft Outlook, y pasarlos a un archivo de salvaguarda.

-Extensión: Una forma de identificar a los archivos, cuya denominación consta de un nombre y una extensión. La extensión permite identificar el tipo de archivo y asociar cada fichero de datos con el programa correspondiente. Por ejemplo, en "MiTexto.TXT" la extensión TXT indica que el archivo MiTexto es de tipo texto.

-.PA2: Extensión para el archivo que contiene la información de los contactos en Netscape Messenger.

-.WAB: Extensión para el archivo que contiene el listín telefónico en Outlook.

 

 

A vueltas con el correo, a menudo olvidamos que los sistemas informáticos son máquinas a las que confiamos nuestra más preciada información pero que algún día fallarán. Para evitar que esta situación destruya nuestra información, hay que crear copias de seguridad. Aquí aprenderás qué archivos hay que salvar, y dónde se ubican en el ordenador.

 

Cuando hablamos de información no podemos olvidar que, por muy perfectos y sofisticados que sean nuestros PCs, son máquinas que pueden fallar o quedar bloqueadas algún infausto día y tragarse toda la información almacenada. Para crear copias de seguridad de los archivos que contienen los mensajes de correo, primero hay que saber dónde están y cómo se llaman.

Antes de realizar cualquier operación de copia de archivos del correo hay que proceder a una operación de compactación de la información. Los programas de correo como Microsoft Outlook y Netscape Messenger disponen de funciones para que las carpetas o bandejas eliminen espacio superfluo, como ya indicamos en nuestro anterior boletín.

Los ficheros de datos

MS Outlook organiza sus archivos de forma diferente según que se trate de una versión "normal" o Express. Si en su ordenador ha definido perfiles de usuario, los archivos estarán en:

C:\WINDOWS\Profiles\nombre del usuario\Application Data\Microsoft

La lista de contactos está en:

C:\WINDOWS\Profiles\nombre del usuario\Application Data\Microsoft\Address Book

y será un archivo denominado "nombre del usuario" y con extensión .WAB.

También puede que, si tiene definido funcionamiento en red, la ruta sea algo más compleja, del estilo de:

C:\WINDOWS\Profiles\Application Data\Identities\{2448….744F}\Microsoft\Outlook Express

O incluso:

C:\WINDOWS\Profiles\nombre del usuario\Application Data\Identities\{2448….744F}\Microsoft\Outlook Express

Donde {2448….744F} tendrá un valor diferente en cada caso. Como no es una ruta fácil de localizar ni de manejar, lo mejor es utilizar la función de búsqueda de Windows 98. Desde el menú Inicio - Buscar - Archivos o carpetas, escriba "*.DBX" (sin los paréntesis) en el recuadro Nombre, y seleccione el disco duro principal, usualmente C:, en el recuadro Buscar en:. Verá aparecer una lista de archivos encontrados, que se corresponden a los nombres de los buzones de correo (como Bandeja de entrada, o Elementos eliminados).

Netscape Messenger

Para Messenger de Netscape los archivos están todavía más centralizados. Y bastante más fácil de localizar. Abra la carpeta:

C:\Archivos de programa\Netscape\Users\nombre de usuario

Donde "nombre de usuario" debe ser sustituido por el nombre asignado a la cuenta de correo durante el proceso inicial de configuración. Así, comprobar que de allí salen varias carpetas y hay un cierto número de archivos. Si elimina los archivos de caché del navegador, que también están situados aquí en la carpeta Cache, el resto es información relativa al usuario "nombre de usuario".

La parte de los mensajes de correo se sitúa en la carpeta Mail. Si entra allí observará que hay archivos con nombres similares a las carpetas del correo. De hecho, son las carpetas de correo. Cuando se ha creado una subcarpeta, Messenger crea un subdirectorio, es decir una subcarpeta, a partir de este nivel.

Así agrupados, resulta sencillo hacer una copia selectiva de cualquier carpeta o, si la unidad en la que vuelca los datos los admite, de toda la carpeta Mail.

Hay un par de archivos interesantes en la carpeta "nombre de usuario" que convendrá copiar. En "bookmark.htm" se encuentra la lista de sitios web marcados, mientras que en PAB.NA2 está el libro de direcciones con su valiosa información de los contactos de correo.

Elementos enviados

Con la instalación inicial, los sistemas de correo dejan un ajuste para pasar una copia de todo mensaje enviado a la carpeta Elementos enviados (Outlook) o Sent (Messenger). Esto es conveniente como medio para verificar el contenido de los mensajes salientes, pero también hace crecer el tamaño de la carpeta. Sobre todo, si utiliza ficheros adjuntos.

En Messenger, tendrá que revisar el ajuste de la opción Colocar una copia en la carpeta Sent de Correo local, que se localiza desde Edición - Preferencias, Correo y grupos - Copias y carpetas. Si está marcada, que es lo habitual, se guardará la copia. Desmarcando la casilla, el mensaje es destruido una vez que se envía.

En Outlook Express vaya al menú Herramientas - Opciones y en la solapa Enviar, desactive la casilla de verificación Guardar copia de mensajes enviados en "Elementos enviados". En Outlook, esta misma opción se localiza en Herramientas - Opciones dentro de la solapa Enviar.

En Outlook, hay una opción que transfiere los mensajes antiguos a un archivo histórico. Esto se ejecuta al activar la opción Archivo - Archivar, con una carpeta seleccionada. Pero también se realiza automáticamente con la característica Autoarchivar. Los valores para autoarchivar se fijan en Herramientas - Opciones.

Hay una importante diferencia entre exportar y archivar. Al archivar, los elementos originales se copian al archivo histórico y se eliminan de la carpeta actual. Pero cuando se exporta una carpeta, los elementos originales se copian al fichero indicado de exportación, pero no se borran de la carpeta.

Si no se cambian los ajustes iniciales del programa, Outlook, en ambas versiones, envía los mensajes que autoarchiva a un fichero almacen.pst que coloca en la carpeta c:\mis documentos.

Jueves, 21 de Marzo de 2002
 

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