El correo es muy caro

Sigue la mala práctica de enviar documentos pesados por e-mail, lo que nos cuesta tiempo y dinero. Una receta para usar y regalar

Nuestro plato de hoy se llama E-mail civilizado y, aunque ya he hablado al menos en otra ocasión de este asunto, varios lectores me han sugerido que lo reitere, tras meses de sufrir la avalancha de archivos de 1 megabyte o más en sus casillas de correo. Esto, por no mencionar los virus y gusanos que pueden convertir un buen día de trabajo en una pesadilla. Y, por desgracia, nuevas malas noticias vienen en camino; el virus español Timofónica ahora también ataca los celulares.

Cada vez que llega la cuenta de teléfono a mi casa, tiemblo. Nunca es menos de 200 pesos, y con frecuencia supera los 250. Sé que no soy el único usuario intensivo de Internet que experimenta este desasosiego y todo lo que hagamos por mantener a raya el total a pagar será para nuestro beneficio. El e-mail no debería constituir una variable en estas ecuaciones, pero nos guste o no se ha convertido en un devorador de tiempo en línea.

La clave de esto son los attachments o archivos adosados. Cuando usted envía un mensaje de correo electrónico, escribe un breve texto, luego hace un clic en el botón Send y asunto terminado. A veces, sin embargo, necesita enviar un texto con formato, una imagen, un plano de CAD, un video, un archivo de audio y otros por el estilo. Esto se puede hacer bien o mal. Por desgracia, una gran cantidad de factores se confabulan para que se haga mal en la mayoría de los casos.

Mal significa aquí dos cosas. Primero, que el archivo adosado ocupe más de 50 KB, en el peor de los casos. Segundo, que contenga código malicioso.  Escena de la vida cotidiana: usted intenta bajar esa insondable factura telefónica y desde ahora se conecta sólo después de las 20 los días hábiles (o en cualquier momento de los feriados), usa el 0610 y ya no se queda 2 horas en el chat. Pero la última vez que chequeó su e-mail, los mensajes (32 en total) tardaron 40 minutos en bajar. Luego de cortar, se encontró cara a cara con los culpables. Varios atentos amigos habían tenido la deferencia de mandarle una imagen muy graciosa, un chiste, una broma de 1089 KB.

En total, había 7,6 megabytes de alegría en formato bitmap. Pero la cosa no terminaba allí. Varios colegas le enviaban sus consultas técnicas, en general unas pocas líneas de texto, pero habían usado un documento de Word y, al menos tres de ellos, para ilustrar sus dudas, se atrevieron a añadir capturas de pantalla. En un caso, alguien había adosado ambos archivos del Registro (user.dat -500 KB- y system.dat -4 MB-).

Con unos 13 MB de datos para bajar ya tenía suficiente disgusto, pero todavía le quedaban varias cadenas, mucho spam (publicidad no solicitada) y su correo habitual. El panorama se puso realmente oscuro cuando al abrir uno de los documentos de Word el antivirus le avisó que contenía un invitado indeseable. Lo detuvo a tiempo, pero los nervios no lo abandonaron sino hasta una hora después; el microbio digital hubiera podido borrar todo el disco rígido (se trataba del WM97.Eraser).

Así que anote. La inmensa mayoría de los textos no necesita formato. El formato ocupa espacio, a veces más que el texto en sí. Si escribe 7000 caracteres (más o menos la extensión de este artículo), su mail ocupará unos 7 KB. Si lo salva en formato Word 97 y lo pega en el mensaje, en cambio, serán 25 KB. A 100 KB de texto 100.000 caracteres de texto o, lo que es igual, 14 semanas de esta columna, el resultado serán 200 KB en Word.

Si necesita enviar las páginas con formato, use el formato RTF (Rich Text Format). Puede escribirlo con Word -ésa es la misión del programa, no la de enviar mail- y cuando llegue el momento de salvar el texto, use Salvar como en el menú Archivo y elija Formato RTF en el cuadro Guardar como tipo.

Las imágenes son siempre una mala idea para el e-mail, lo mismo que los WAV, MP3 (audio), los MPG y los AVI (video y audio), entre otros. ¿Por qué? Porque ocupan un montón de espacio. Espacio significa tiempo en línea para usted y el receptor;sobre todo para usted, porque el módem de 56 Kbps funciona a 33,6 durante el envío de datos; sólo alcanza 56 Kbps (en general, algo menos) para bajar datos.

Si necesita mandar una imagen, utilice el formato JPG con bastante compresión (en el orden del 50%); no llegará con mucha calidad, pero su destinatario tardará menos en bajar su mensaje. Los bitmap (BMP) y los TIF no suelen ocupar menos de 500 KB y con frecuencia superan el megabyte. No los use para el mail. Los MP3, AVI y WAV, salvo excepciones, siempre ocupan muchos kilobytes. Evítelos en el correo electrónico.